Definition Dokumentenverwaltungssystem und Dokumentenmanagementsystem
"Ein Dokumenten-Management-System - DMS - ist
eine Software, die der aufgaben-gerechten Erzeugung, Bereitstellung, Steuerung,
Weiterleitung und Archivierung von Dokumenten im Rahmen von organisatorischen
Prozessen dient.
Dokumente sind dabei alle informatorischen Objekte - seien sie auf Papier
oder als elektronische Objekte wie Dateien, Verzeichnisse oder zusammengesetzte
Objekt-strukturen - die Informationen für die jeweiligen betrieblichen
Prozesse zur Verfügung stellen.
Ein Dokument fixiert also einen bestimmten Informationsstand zu einem bestimmmten
Zeitpunkt für Personen und organisatorische Stellen. Dokumente dienen
zur Kommunikation zwischen in- und externen organisatorischen Einheiten."
(Kränzle, 1995, S. 27)
Diese Definition ermöglicht eine klare Abgrenzung zwischen DMS und
den Workflow-Management-Systemen (WMS).
Zur Definition von Workflow-Management-Systemen: >>
Maus (2001) listet folgende mögliche Gründe für den Einsatz von DMS in Organisationen auf:
Dokumente mit häufigen Zugriffsbedarf (durch mehrere Benutzer )
Dokumente benötigen Zugriff Zugriffsorte geographisch verteilt, u.U.
verschiedene
Firmensitze
Aufhebung der Redundanz und Konsistenzbewahrung bei lokalen Dokumentablagen
Reduzierung des Platzbedarfs von Archiven; Senkung von Sachkosten durch
Wegfall
von Aktenräumen
und Ablageschränken und zentralen Archivanlagen
Dokumentenarchivierung: Indexierung: beschreibende Attribute (Schlüsselwörter,
etc.), Klassifizierung,
Verwaltungsinformationen
Suchen und Wiederfinden von Dokumenten, Recherche
gesetzliche Aufbewahrungspflichten
Darüber hinaus betont Maus (2001) die Eignung von DMS auch bei wenig strukturierten organisationalen Abläufen, so z.B. bei Workflowprozessen.